🟥特定技能の必要書類｜初めて外国人を雇用する企業と2人目以降の違い
更新日：3 日前
特定技能シリーズ【第20回】
「特定技能の外国人を採用する場合、会社はどんな書類を準備すればいい？」
特に、初めて特定技能制度で採用を行う場合、特定技能所属機関（※受入れ企業＝採用企業）は、揃えるべき資料に不安を覚えることもあると思います。
この記事では、特定技能1号を中心に、申請に必要となる書類について、企業側の視点から整理します。
1．特定技能1号における必要書類の分類
特定技能の在留資格に関する申請では、大きく分けると次の3種類の書類があります。
区分 | 主な内容 |
① 申請人に関する書類 | 外国人本人の在留資格、税金・社会保険の納付状況、雇用契約、技能・日本語能力の証明など |
② 所属機関に関する書類 | 受入れ企業の適格性、法人・事業の状況、税金・社会保険・労働保険の加入・納付状況など |
③ 産業分野に関する書類 | 介護・建設・外食・飲食料品製造など、産業分野ごとに必要となる確認書類・誓約書など |
※必要書類は、申請人の状況、受入れ企業が法人か個人事業主か、申請区分、産業分野などによって異なります。
申請の際は、出入国在留管理庁が公表している最新の「特定技能に係る提出書類一覧表」を確認してください。
2．初めて特定技能外国人を採用する企業の場合
初めて特定技能外国人を受け入れる場合、受入れ企業についても、在留資格申請の際に必要な書類を準備する必要があります。
入管庁は、受入れ企業が特定技能外国人を適正に受け入れられるか、主に次のような点を確認します。
① 入管庁が確認する主な審査項目
確認項目 | 主な確認内容 |
雇用契約 | 労働関係法令に適合した適正な雇用契約になっているか |
報酬 | 日本人が同等の業務に従事する場合と比較して適正な報酬か |
社会保険等 | 社会保険・労働保険などの公的義務を適切に履行しているか |
受入れ体制 | 特定技能外国人を適正に受け入れ、支援できる体制が整っているか |
② 企業側が準備する主な書類（法人の場合）
区分 | 主な準備書類 |
企業概要 | 特定技能所属機関概要書 |
法人情報 | 登記事項証明書 |
役員関係 | 役員に関する書類 |
雇用契約 | 特定技能雇用契約に関する書類 |
報酬関係 | 報酬に関する説明書など |
社会保険 | 社会保険関係の加入・納付に関する書類 |
労働保険 | 労働保険関係の加入・納付に関する書類 |
国税 | 国税に関する納税証明書 |
地方税 | 地方税に関する納税証明書 |
その他 | 企業の状況や申請区分に応じて必要となる書類 |
※個人事業主の場合は、法人とは準備する書類が異なります。
③ 書類準備で注意したいポイント
上記の書類を、すべての企業が一律に準備するわけではありません。
■実際の提出書類の判断条件
法人か個人事業主か
初めて特定技能外国人を受け入れる企業か
申請区分や産業分野
企業の納税・社会保険等の状況
入管庁の提出書類一覧表では、法人・個人事業主などの区分に応じて、所属機関に関する必要書類が整理されています。実際の申請では、最新の提出書類一覧表を確認し、該当する書類を準備することが重要です。
3．2人目以降の採用について
入管庁の案内によれば、【同一年度内に】特定技能外国人を既に受け入れている所属機関は
在留資格認定証明書交付申請
在留資格変更許可申請
における「第2表の1～3の所属機関関係書類」が提出不要となっています。
そして、第2表の構成は次のとおりです。
第2表の1：一定の条件を満たす「書類省略対象となる機関」
第2表の2：法人の場合の所属機関関係書類
第2表の3：個人事業主の場合の所属機関関係書類
したがって、初めて受け入れる企業の場合、原則「第2表の1～3の所属機関関係書類」も
準備することになります。
【同一年度内に】すでに特定技能外国人を受け入れている企業では、「第2表の1～3の所属機関関係書類」の提出が不要です。
■ 注意点
「2人目の受け入れ以降、ずっと企業書類が不要になる」という制度ではありません。
入管庁の案内では、「【同一年度内に】特定技能外国人を既に受け入れている所属機関」
について、一部書類の提出が不要とされています。
したがって、
【次の年度】に入ってから、1人目の特定技能外国人を受け入れた場合は、申請の際、
「第2表の1～3の所属機関関係書類」の提出が必要になることに注意が必要です。
4．一定の企業には別の書類省略制度もある
実は、現在の特定技能制度には、上記とは別に、「一定の条件を満たす企業」について、さらに【所属機関関係書類を省略できる仕組み】があります。
ただし、書類省略の対象企業に該当するだけでは、書類を省略できません。
次の3つの条件をすべて満たす必要があります。
過去3年間に、指導勧告書の交付または改善命令処分を受けていないこと
在留諸申請をオンライン申請で行い、各種届出を電子届出で行うこと
下記の6つの対象企業・機関のうち、いずれかに該当すること
所属機関関係書類を省略できる「一定の条件を満たす所属機関」の条件
No. | 対象となる企業・機関 |
1 | 日本の証券取引所に上場している企業 |
2 | 保険業を営む相互会社 |
3 | 高度専門職制度における特別加算の対象となるイノベーション創出企業 |
4 | 入管庁が定める一定の条件を満たす企業等 |
5 | 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表における、給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人 |
6 | 特定技能所属機関として3年間継続した受入れ実績があり、過去3年間に債務超過となっていない法人 |
この制度で省略できるのは、主に『受入れ企業（特定技能所属機関）の適格性を確認するための書類』です。
例えば、【特定技能所属機関概要書、登記事項証明書、役員に関する書類、社会保険・労働保険・税金の納付関係資料、報酬に関する説明書】などが対象となります。
ただし、書類を省略する場合でも、
対象企業であることを証明する資料
参考様式第1－29号「書類の省略に当たっての誓約書」
などの提出が必要です。
また、入管庁から追加提出を求められた場合には、該当書類を提出する必要があります。
5．2025年4月からは「協力確認書」も必要に
特定技能外国人を初めて受入れする企業が、もう一つ注意しておきたいのが「協力確認書」です。
2025年4月1日から、特定技能所属機関には【地域の共生施策への協力に関する仕組み】が
設けられました。
初めて特定技能外国人を受け入れる場合は、【特定技能雇用契約を締結した後、在留資格認定証明書交付申請または在留資格変更許可申請を行う前】に、「協力確認書」を提出する必要があります。
提出先は、当該外国人が活動する事業所の所在地と住居地が属する市区町村です。
例えば、
会社の事業所所在地：仙台市A区
外国人の住居地：仙台市B区
の場合は、原則として仙台市A区と仙台市B区のそれぞれに提出します。
なお、事業所所在地と住居地が同じ市区町村であれば、提出先は同じ市区町村です。提出方法や様式は、各市区町村の案内を確認してください。
6．一度提出した書類について
特定技能の提出書類には、【過去の申請で提出済み】であれば、一定の条件のもとで、再提出を省略できるものがあります。
ただし、書類によって省略できる条件が異なります。
〈入管庁の提出書類一覧〉では、申請の種類・書類の提出時期によって「省略できる条件」が「注1～注6」に分けて定められています。
■ 注1～注6の省略基準
〈入管庁の提出書類一覧〉では、次のように整理されています。
省略基準 | 適用対象となる申請者 | 省略対象となる書類の例 | 主な条件 |
注1 | 申請人 | 申請人に関する一部の書類 | 過去の在留諸申請で提出済み＋現在も内容に変更がなく、有効期限があるものは期限内であること |
注2 | 申請人 | 申請人に関する一部の書類 | 過去1年以内の在留諸申請で提出済み＋現在も内容に変更がなく、有効期限があるものは期限内であること |
注3 | 同じ企業で現在受け入れている別の外国人 | 企業に関する一部の書類 | 任意の外国人に係る過去の在留諸申請の際に提出済み＋現在も内容に変更がなく、有効期限があるものは期限内であること |
注4 | 同じ企業で現在受け入れている別の外国人 | 企業に関する一部の書類 | 過去1年以内の任意の外国人に係る在留諸申請の際に提出済み＋現在も内容に変更がなく、有効期限があるものは期限内であること |
注5 | 同じ企業で現在受け入れている別の外国人 | 主に企業の公的義務の履行状況を確認する書類 | 過去2年以内の任意の外国人に係る在留諸申請で提出済み＋現在も労働保険料等、社会保険料（健康保険・厚生年金保険料、国民健康保険料（税）、国民年金保険料）、税（国税・住民税）のいずれについても滞納がないこと |
注6 | 同じ企業が現在受け入れている別の外国人 | 企業に関する一部の書類 | 過去3年以内の任意の外国人に係る在留諸申請の際に提出済み＋現在も内容に変更がなく、有効期限があるものは期限内であること |
このうち、
企業側の書類についてイメージしやすいものを挙げると、次のような書類があります。
特定技能所属機関概要書
登記事項証明書
役員等に関する書類
労働保険料に関する納付関係書類
社会保険料に関する納付関係書類
国税に関する納税証明書
法人住民税に関する納税関係書類
上記の表は、入管庁の資料で整理された次の企業書類をもとに作成しています。
「3年以内の過去申請で提出した書類」を省略できるもの
「2年以内の過去申請で提出した納付関係書類」を省略できるもの
ただし、すべての企業書類が一律に「2年前まで」「3年前まで」ではありません。
実際には、提出書類一覧の各書類について、「注1」～「注6」が個別に指定されています。
■ 「受け入れている任意の外国人に係る過去の在留諸申請」とは？
ここは、実際の申請で特に注意したいところです。
〈入管庁の提出書類一覧〉では、【注3～注6】について「受け入れている任意の外国人に
係る過去の在留諸申請」という表現が使われています。
ここでいう「任意の外国人」とは、「今回申請する外国人本人に限らず、同じ所属機関が
現在受け入れている別の外国人」を指します。
また、【注3～注6】の文言上、
過去の申請を行った外国人が「特定技能外国人であること」
今回の申請と「同じ特定産業分野であること」
は、条件とされていません。
つまり、「受け入れている任意の外国人に係る過去の在留諸申請」とは、
『同じ所属機関が現在受け入れている別の外国人が過去に行った在留諸申請』の意味です。
具体例として、A社が、
外国人Xさんを「技術・人文知識・国際業務」で受け入れている
今回、外国人Yさんについて「特定技能1号」の申請を行う
というケースを考えてみます。
「Xさんの過去の在留資格認定・変更・更新等の申請」で、A社に関する書類を提出。
↓
その書類が、今回の「特定技能1号に係る提出書類一覧」で【注3～注6】の対象に該当。
↓
【注3～注6】の条件を満たすことを前提として、Yさんの申請でその書類提出を省略できる
場合がある。
ただし、
「同じ企業が受け入れている外国人について過去に提出した企業書類なら、今回の申請で
何でも使い回せる」とはなりません。
あくまで、今回申請する「特定技能1号の提出書類一覧」において、その書類に【注3～
注6】の省略規定が付されている場合に、その注に従って省略できるという仕組みです。
■ 過去の申請が別の特定産業分野でもよい？
例えば、同じA社が、
特定技能・介護分野
特定技能・宿泊分野
の両方で外国人を受け入れているとします。
「介護分野の外国人が過去に提出した企業関係書類」について、今回の宿泊分野の申請で、
その書類が【注3～注6】のいずれかの要件を満たす場合には、省略の対象となる場合が
あります。
これは、【注3～注6】が「受け入れている任意の外国人に係る過去の在留諸申請」に関し、
「特定技能1号に係る提出書類一覧」の省略規定を定める一方、「同じ特定産業分野」であることまで限定していないためです。
■ 企業が用意する書類
特定技能の申請には、企業そのものに関する書類とは別に、分野ごとに必要となる書類が
あります。これは、企業の基本書類と同じように扱えません。
例えば、次のような書類が該当します。
介護分野の協議会関係書類
宿泊分野の協議会関係書類
分野固有の誓約書
分野固有の受入れ要件を立証する資料
そして、現在の〈特定技能1号の提出書類一覧〉は、
第1表：特定技能1号の申請人に関する書類
第2表：受入れ機関の法人・個人事業主の別に応じた書類
第3表：分野に応じた書類
を組み合わせる構成になっています。
注意すべき点として、
「過去の介護分野の申請で提出した企業の登記事項証明書等」が、今回の特定技能申請で
省略できるとしても、宿泊分野で必要となる分野固有の書類は、別途提出が必要です。
実際の申請では、今回提出する「特定技能1号に係る提出書類一覧表」を確認し、各書類に付された【注1～注6】と「留意事項」を個別に確認する必要があります。
7．上記「3. 2人目以降の採用について」と「6. 一度提出した書類について」の違い
ここは、今回の記事で特に押さえておきたいポイントです。
■これまでに説明した次の章における「省略される書類」の対象は、同じではありません。
【3．2人目以降の採用におけるメリット】で説明した、「同一年度内に特定技能外国人を既に受け入れている所属機関について、第2表の1～3に掲載されている書類が提出不要になる」
【6．一度提出した書類について】で説明した「注1～注6による個別書類の省略」
表に整理しました。
省略事項 | 省略対象となる対象条件 |
第2表の1～3の省略 | 同一年度内に、特定技能外国人を既に受け入れている所属機関について、第2表の1～3に掲載されている所属機関関係書類が提出不要となる |
注1～注6による省略 | 過去の在留諸申請で提出した書類について、今回の提出書類に付された注1～注6の条件を満たす場合に、再提出を省略できる |
※第2表の1～3の省略は、所属機関関係書類に関する取扱いです。申請人に関する第1表や、産業分野に関する第3表の書類まで省略されるものではありません。
まとめ
特定技能を継続的に受け入れる予定の企業にとっては、「1人目のときに、会社側の必要書類をきちんと整理しておく」ことが、その後の申請をスムーズにするうえで重要です。
また、過去に提出した書類は、一定条件を満たせば、再提出を省略できる場合がありますが
「前回提出日から定められた期限内である必要がある」ため、注意が必要です。
次回予定
次回は、特定技能の申請で使用する各種証明書について、詳細を具体的に整理します。
参考資料
出入国在留管理庁「特定技能制度」
出入国在留管理庁「特定技能に係る提出書類一覧表」
出入国在留管理庁「特定技能所属機関による協力確認書」
出入国在留管理庁「特定技能制度における地域の共生施策に関する連携」
