【2026年度・技人国の理由書対策①】
更新日：1 日前
～雇用理由書とは？カテゴリー別の提出書類と作成のポイント～
外国人留学生の採用が決まり、在留資格「技術・人文知識・国際業務」（以下「技人国」）への変更許可申請を行うとき、雇用理由書の作成を検討することがあります。
雇用理由書は、どのような目的で作成する書類なのでしょうか。
この記事では、出入国在留管理庁の公表資料をもとに、カテゴリー別の提出書類と雇用理由書の役割、具体的な記載例、申請前に確認したいポイントを整理します。
1．雇用理由書とは？必須の提出書類なのか
（1）雇用理由書の役割
雇用理由書は、外国人を採用する理由や、採用後に担当させる業務の内容などを、雇用する企業側から説明するための書類です。
技人国への変更許可申請では、申請人の学歴・専攻・職歴、入社後の具体的な業務内容、報酬、雇用先の事業内容などが審査の対象となります。
ところが、申請書や卒業証明書、労働条件通知書などの資料だけでは、次のような事情が十分に伝わらないことがあります。
なぜ、その外国人を採用する必要があるのか
実際にどのような専門的業務を担当するのか
学校で学んだ内容と、入社後の業務にどのような関連性があるのか
採用後、どのような役割を担う予定なのか
このような情報を補足し、申請内容を分かりやすく伝えることが雇用理由書の主な役割です。
（2）雇用理由書は必須書類なのか
雇用理由書は、技人国の申請で一律に提出が義務付けられている書類ではありません。
出入国在留管理庁が公表している提出書類一覧にも、すべての申請で必要となる共通書類としては掲げられていません。
一方、提出書類だけでは業務内容や採用の背景などが十分に分からない場合、審査の過程で追加資料の提出を求められることがあります。
そのため、申請内容を説明するうえで必要と判断した場合には、申請時点で雇用理由書を用意し、必要な事実を整理して伝えることが実務上の選択肢となります。
ただし、理由書を提出すれば審査が必ず早くなる、あるいは許可されやすくなると保証できるものではありません。
雇用理由書は、許可要件を満たしていることを前提に、申請内容を分かりやすく説明するための資料です。
学歴・専攻や実際の業務内容などが技人国の要件に適合しない場合、理由書の書き方だけでその問題を解消することはできません。
2．カテゴリー別に確認したい提出書類
技人国の申請では、「申請人（外国人）」のほか、「雇用先」も審査の対象となります。
雇用先の規模や実績などに応じて、所属機関（雇用先）が「カテゴリー1〜4に区分」されます。その「カテゴリー区分」により提出書類が異なり、「雇用先」における審査項目が違っています。
雇用理由書を作成する前に、所属機関の「カテゴリー」を確認しましょう。
（1）カテゴリーの概要
カテゴリー | 主な区分 |
1 | 上場企業、一定の公的機関、所定の認定企業など |
2 | 前年分の法定調書合計表における給与所得の源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人など、所定の条件を満たす機関、または、所定の審査を経てカテゴリー2と同様の添付資料による申請が認められた機関 |
3 | 前年分の法定調書合計表が提出された団体・個人のうち、カテゴリー2に該当しない機関 |
4 | カテゴリー1～3のいずれにも該当しない機関 |
※上記は概要です。「カテゴリー」の該当性は、源泉徴収税額による区分だけで判断せず、出入国在留管理庁が公表する最新の基準と提出書類一覧に基づいて判断してください。
（2）留学生から技人国へ変更する場合の主な書類
在留資格「留学」から技人国へ変更する場合、申請書類は、「申請人本人に関する資料」と、「雇用先に関する資料」に大別できます。
書類の区分 | 主な内容 |
申請人に関する書類 | 在留資格変更許可申請書、写真、パスポート・在留カードの提示など |
学歴に関する書類 | 卒業証明書、成績証明書、専門士・高度専門士の称号を証明する書類など、該当する学歴に応じた資料 |
雇用条件に関する書類 | 労働条件を明示する文書など |
雇用先に関する書類 | カテゴリーを証明する書類、事業内容を明らかにする資料、決算文書など、カテゴリーに応じた資料 |
専門学校を卒業し、専門士または高度専門士の称号を付与された人については、その称号を証明する書類も必要です。
「カテゴリー1・2」は、原則としてカテゴリーを証明する書類以外の追加資料が少なく、「カテゴリー3・4」では雇用先に関する資料などが多くなります。
ただし、個別の事情や申請内容によって必要な書類が変わる場合があります。
（3）2026年4月15日以降のカテゴリー3・4の申請で注意したいこと
出入国在留管理庁の案内では、2026年4月15日以降の申請について、「カテゴリー3・4」に該当する場合、次の資料の追加提出が案内されています。
所属機関の代表者に関する申告書
主に言語能力を用いて対人業務などに従事する場合、業務上使用する言語についてCEFR・B2相当の能力を有することを証する資料
※なお、一定の条件を満たす場合は、別途の言語能力証明資料が不要となることがあります。
例えば、日本の専修学校の専門課程を修了した人は、日本語についてCEFR・B2相当の能力を有するものとみなされる場合があります。
言語能力に関する資料は、すべての技人国申請で一律に必要となるわけではありません。
翻訳・通訳やホテルのフロント業務など、言語能力を用いる業務に主に従事する場合など、出入国在留管理庁が示す条件に該当するかを確認します。
また、「カテゴリー4」では、前年分の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする資料などが必要となる場合があります。
※制度や提出書類は変更されることがあるため、実際の申請前には必ず最新の公式案内を確認してください。
公式資料： 出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku
3．雇用理由書には何を書くべきか
雇用理由書に法定の統一様式はありません。
記載内容は個別の事情に応じて整理しますが、留学生から技人国へ変更するケースでは、次の事項を中心に構成すると、採用の背景と業務内容を伝えやすくなります。
企業概要と採用理由：会社の事業内容、採用の背景、採用する必要性
入社後の具体的な業務内容：担当業務、専門性、各業務のおおよその割合
学歴・専攻と業務との関連性：学校で学んだ内容や取得した資格・称号と、担当業務とのつながり
雇用条件：雇用形態、報酬、勤務時間など
入社後の育成・役割：研修がある場合の内容、研修後の担当業務、将来の役割
これらは法律で定められた必須の記載項目ではなく、申請内容を具体的に説明するための実務上の構成例です。
4．雇用理由書の記載例
以下は、専門学校で電気設備・CADを学んだ留学生を、電気設備設計会社が採用する想定の架空事例です。
会社名、学校名、氏名、数値、業務内容などは説明用に設定したものであり、実在の企業や学校の情報ではありません。
また、カテゴリー3であることも架空の設定です。
実際のカテゴリーは、所属機関の状況と公式の区分に照らして判断してください。
■■ 記載例 ■■
2026年12月1日
法務大臣 殿
所在地：宮城県〇〇市〇〇
会社名：株式会社〇〇電気設計
代表者：代表取締役 〇〇 〇〇 押印
雇用理由書
申請人：NGUYEN VAN A
国籍：ベトナム
生年月日：2004年〇月〇日
1．会社概要および採用の理由
弊社は、電気設備に関する設計図面の作成、設備仕様書の作成支援および設計関連資料の作成等を行う会社です。建築物の新築・改修案件に伴い、電気設備図面の作成や修正、設備数量の算出、設計資料の整備などの業務が増加しております。
このため、電気設備に関する基礎知識とCAD製図の知識を有し、設計担当者と連携しながら設計関連業務を担当できる人材を採用する方針といたしました。
そして申請人は、〇〇専門学校の電気設備・CAD関連学科において、電気設備の基礎、図面の読解、CAD製図等を学んでおり、当社が予定する業務に必要な知識を修得しています。このことから、申請人を採用することといたしました。
2．入社後の具体的な業務内容
申請人は、当社の設計担当者の指示・確認のもと、主に次の業務に従事する予定です。
① 電気設備図面の作成：約25％
② 配線、照明、コンセント等の配置図の修正：約20％
③ 設備仕様書および設計関連資料の作成：約15％
④ 設備数量の算出および数量表の作成：約15％
⑤ 図面と仕様書の整合性確認：約15％
⑥ 技術的な打合せに使用する資料の作成：約10％
上記の業務では、CAD操作に加え、電気設備の基礎知識、図面の読解力および設計資料を正確に取り扱う能力が必要となります。申請人には、これらの知識を活用し、当社の設計関連業務を担当してもらう予定です。
3．学校で学んだ内容と担当業務との関連性
申請人は、〇〇専門学校において電気設備に関する基礎知識、図面の読解、CAD製図等を学んでおります。また、2027年3月に同校の課程を修了し、専門士の称号を取得する見込みです。
これらの学習内容は、電気設備図面の作成・修正、設備仕様書の作成、図面と仕様書の整合性確認等の業務に関連しております。
また当社では、申請人が学校で修得した知識を実際の設計関連業務に活用し、経験を積みながら担当できる業務の幅を広げていくことを予定しております。
4．雇用条件および入社後の育成
申請人の雇用形態は正社員とし、雇用期間は期間の定めなし、月額報酬は230,000円とする予定です。勤務時間は午前9時から午後6時までとし、その他の労働条件については労働条件通知書等に記載のとおりです。
入社後は、当社の設計業務の進め方、図面管理の方法、社内の確認手順等について、全新入社員に実施している1週間の研修を行う予定です。研修後は、設計担当者との連携のもと、上記の設計関連業務に従事してもらいます。
5．結び
以上のとおり、申請人を採用する理由は、当社の設計関連業務に必要な人材を確保するとともに、申請人が専門学校で修得した電気設備およびCADに関する知識を、当社の業務に活用するためとなります。
申請人は、今後の弊社事業展開に重要な存在となります故、何卒、申請人の在留資格変更許可申請につき、許可をいただけますようお願い申し上げます。
※この記載例は、実際の申請にそのまま使用するための書式ではありません。
学校の正式な学科名、卒業・専門士取得の状況、実際の担当業務、労働条件などを確認し、事実に合わせて修正する必要があります。
※業務割合は説明用の設定であり、法令で定められた割合ではありません。
実際の業務時間や職務内容に合わせて記載してください。
5．記載例から確認する雇用理由書のポイント
（1）会社概要と採用理由を結びつける
会社がどのような事業を行っているかを説明したうえで、どのような業務上の必要性から採用するのかを記載します。
単に「人手不足のため」とするのではなく、増加している業務や必要とする専門知識など、実際の採用背景を具体的に示すことが大切です。
（2）実際の業務内容を説明する
「技術職」「設計補助」「事務全般」といった記載では、具体的な仕事内容が分かりません。
担当する業務を具体的に列挙し、それぞれの業務でどのような知識や技術を使用するのかを説明しましょう。
なお、業務割合を示す場合は、実態に合った数値を使用してください。
専門的な業務を中心に記載していても、実際には単純作業が大部分を占めるのであれば、書面と実態が一致しません。
（3）学歴・専攻と業務の関連性を具体的に説明する
学校で学んだ内容と入社後の業務との関連性は、技人国の申請で重要な確認事項の一つです。
専門学校卒業者については、学科名だけで判断するのではなく、【実際の履修内容、取得した専門士等の称号、担当業務の内容】を確認し、それぞれの関連性を説明します。
（4）雇用条件は他の書類と一致させる
雇用理由書に記載する雇用形態、報酬、勤務時間などは、【労働条件通知書や雇用契約書、申請書などの記載】と整合させてください。
報酬や業務内容について、事実と異なる説明があると、後に入管庁で疑義が生じる恐れがあります。作成後は、関連書類を並べて確認することをおすすめします。
（5）研修を記載する場合は、期間と内容を明確にする
入社後に研修を予定している場合は、研修の内容、期間、研修後の担当業務を具体的に説明します。
研修という名称を付ければ、どのような業務でも認められるわけではありません。特に、正当な理由なく、日本人社員と外国人社員で研修内容に差異を設ける場合は、慎重な判断が必要です。
また出入国在留管理庁は、技人国に該当しない業務に従事する研修について、具体的な取扱いを公表しています。
研修を含む業務計画を作成する場合は、実際の研修内容と期間が制度上の取扱いに適合するかを確認する必要があります。
6．申請前に確認したい留意点と、必要に応じた説明資料
雇用理由書を作成する前には、採用後の職務内容だけでなく、申請人の在留状況や生活状況なども確認しましょう。
次の項目は、すべての申請で問題が生じるという意味ではありません。
受任前に事実関係を確認し、説明資料が必要か、申請前に是正すべき事項があるかを検討するためのチェック項目です。
確認項目 | 受任時に確認すること | 問題があった場合 |
学業・出席状況 | 出席率、欠席理由、卒業見込み、学校での履修状況 | 理由書のほか、学校の講師による事情説明書の提出なども検討する |
アルバイト | 資格外活動許可の有無、勤務先、実際の勤務時間 | 母国への仕送り、本人の生活費、特異な事情を整理し理由書で補足する |
税金・公的負担 | 住民税等の課税・納付状況、未納の有無 | 理由書で経緯を述べるほか、申請前に未納を解消する |
交通違反・刑事処分 | 違反内容、反則金・罰金、事故や刑事処分の有無 | 入管庁へ事前相談をし、場合によって嘆願書の提出なども検討する |
在留関係の届出 | 住所変更、所属機関に関する届出などの状況 | 理由書で経緯を述べるほか、今後における届出の誓約書提出を検討する |
雇用先・職務 | 事業内容、実際の職務、専攻との関連性、報酬、雇用条件 | 雇用先に技人国の要件を正しく理解して貰い、再設計の検討を依頼する |
（1）出席率が低い場合
出席率が低い場合は、その数値だけで判断せず、欠席の理由、学校での履修状況、卒業の見込みなどを確認します。
【出入国在留管理庁が公表している不許可事例】には、専門学校の出席率が70％で、欠席理由は病気と説明されていたものの、『学校の欠席期間に資格外活動に従事していたことが判明』し、不許可となった事例があります。
この事例は、出席率が70％であることだけを理由に不許可となったものではありませんが、欠席理由の説明と実際の活動状況に問題があった点に注意が必要です。
低い出席率に事情がある場合は、その事実に沿って理由書で補足しますが、必要に応じて、学校の講師に事情説明書を記載してもらうなど、万全の対策をしておきましょう。
（2）アルバイトの勤務状況
資格外活動許可を受けている留学生がアルバイトをする場合、原則として週28時間以内という制限があります。教育機関の長期休業期間中は、所定の条件のもとで1日8時間以内の活動が認められます。
申請前に、実際の勤務時間や勤務状況も確認することが重要です。
具体的には、「アルバイト先の給与明細書・源泉徴収票」「住民税の課税証明書」「納税通知書」などを取り寄せて、時給・出勤日などから実態を確認します。
申請人の記憶・感覚だけで判断せず、できる限り必要資料を取り寄せて、許可条件に違反する活動がなかったかを確認します。
（3）税金や公的負担の未納がある場合
技人国への在留資格変更申請では、申請人に納税義務などの公的義務がある場合、その履行状況も確認しておく必要があります。
出入国在留管理庁のガイドラインでは、納税義務を履行していない場合は消極的な要素として評価され、高額・長期間の未納など、悪質なケースは特に問題となる旨が示されています。国民健康保険料など、法令上納付すべき公的負担についても同様です。
当事務所では、技人国への在留資格変更許可申請を受任するにあたり、住民税などの税金や、法令上納付すべき公的負担の納付状況を確認しています。
未納がある場合は、原則として、申請前に納付を済ませていただく方針です。
未納の金額や対象期間、納付状況などを確認し、必要な納付を完了したうえで、申請の準備を進めます。納付後は、領収証書など、納付を確認できる資料を保管してください。
なお、納付義務の有無や納付状況は個々の事情によって異なります。
市役所に問い合わせる等、課税状況を確認したうえで対応しましょう。
（4）交通違反や刑事処分がある場合
交通違反については、違反の種類や経緯、処分の内容を確認します。
軽微な交通違反と、飲酒運転、無免許運転、重大事故、刑事処分を伴う事案とでは、確認すべき事項が異なります。交通違反があればすべて同じように扱われるわけではありません。
「軽微な違反だから説明は不要」「一度の違反でも必ず不許可になる」と一律に判断せず、具体的な事実を確認したうえで、入管庁への確認も含め、申請への影響や説明資料の必要性を検討します。
（5）在留関係の届出を確認する
住所変更や所属機関に関する届出など、在留に関する届出が必要な場面で、届出漏れがないかを確認します。
必要な届出を行っていない場合は、速やかに届出を行い、遅れた経緯を理由書で説明します。状況を鑑みた上、今後は届出期限を守る旨の誓約書の提出も検討します。
（6）雇用先と実際の職務内容を確認する
申請人本人の在留状況に問題がなくても、雇用先の事業内容や実際の担当業務が技人国の要件に適合しなければ、許可を受けられるとは限りません。
特に、専門的な業務に従事すると説明していても、実際には
『単純作業が中心となる場合』
『学校で学んだ内容と担当業務との関連性を説明できない』
場合には、慎重な検討が必要です。
雇用理由書の作成に入る前に、雇用先に技人国の要件を正しく理解してもらい、再設計の検討を依頼する等、申請の要件に適合する見込みがあるかを判断しましょう。
🔶企業のご担当者様からのお電話もお待ちしております。
7．まとめ
雇用理由書は、技人国への変更許可申請で一律に提出が義務付けられている書類ではありません。しかし、採用の背景、具体的な業務内容、学校で学んだ内容との関連性などを説明するうえで、有用な資料となる場合があります。
理由書は、文章を上手に書けば許可が得られるというものではありません。
まず申請人と雇用先の状況を正確に把握し、必要な要件を満たしているかを検討することが出発点です。そのうえで、他の提出書類だけでは分かりにくい事情を、根拠となる資料と整合する形で説明することが大切です。
参考資料
